Jika anda memutuskan untuk berkarir sebagai sekretaris, anda sebaiknya mengetahui apa yang bagaimana dan persyaratan menjadi seorang sekretaris. Ketahui juga tugas dan gaji sekretaris
Wanita berpenampilan menarik dengan sepatu high heels dan pakaian rapih, itulah gambaran sebagian orang apabila mereka mendengar kata sekretaris. Christine Setiadi, kepala Human Resources Departement (HRD) PT. Toba Sejahtera menyatakan, “Anda tidak boleh menganggap remeh pekerjaan sekretaris karena sekretaris bertanggung jawab sebagai tangan kanan atasan dalam mengatur aktivitas perusahaan dan perantara antara atasan dengan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan atasan.”
Biasanya profesi sebagai sekretaris memang identik dengan wanita, hal ini disebabkan karena pekerjaan sekretaris membutuhkan tingkat ketelitian dan kerapihan yang tinggi. Bagi wanita berumur 20 – 30 tahun, menjadi sekretaris bisa menjadi pilihan karir yang menjanjikan. Lalu, apa saja yang menjadi syarat –syarat untuk menjadi seorang sekretaris yang baik?
Persyaratan menjadi seorang sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya.
1. Memiliki ijazah dan pengalaman kerja Untuk menjadi sekretaris, anda diharuskan mempunyai ijazah minimal Diploma 3 sekretaris atau berpengalaman menjadi receptionist/staff administrasi selama minimal 2 tahun.
2. Berwawasan luas Memiliki pengetahuan, wawasan dan keterampilan yang nantinya berguna bagi perusahaan. Contoh :
• Menguasai bahasa Indonesia dan berbagai bahasa asing yang nantinya akan memudahkan untuk berkomunikasi dengan relasi perusahaan.
• Memiliki keahlian dalam korespondensi, komunikasi, tata penyimpanan file, hingga mengorganisir acara pertemuan bisnis.
• Mampu mengoperasikan program komputer, seperti Microsoft Office, email dan internet.
3. Memiliki kepribadian yang baik Kepribadian yang baik memang salah satu syarat penting menjadi seorang sekretaris, sekretaris dituntut menjadi orang yang bisa dipercaya karena akan banyak memegang dokumen rahasia perusahaan, pandai bergaul karena berkomunikasi dengan banyak orang, memiliki ingatan yang baik, ramah, sabar, disiplin dan bertanggung jawab.
4. Berpenampilan menarik Sekretaris adalah wajah dari perusahaan jadi sekretaris dituntut untuk berpenampilan rapih dan menarik setiap saat karena penampilannya bisa merefleksikan perusahaan.
Tugas dan Gaji
Irene dan Soraya yang sudah bekerja selama kurang lebih 1,5 tahun sebagai sekretaris sepakat menyatakan bahwa tugas-tugas mereka mencakup : membuat surat korespondensi (hubungan dengan relasi perusahaan) dan mereka bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi
Di samping itu, para sekretaris juga bertugas mengorganisir jadwal meeting atasan, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, persiapan penyelenggaraan rapat sampai menyusun administrasi/ pembukuan perusahaan.
Untuk urusan gaji, Christine menyampaikan bahwa gaji sekretaris untuk entry level position adalah sekitar Rp. 2.500.000. Pengalaman kerja pun turut menentukan gaji yang dapat diterima, gaji sekretaris bisa beranjak menjadi Rp. 3.000.000 sampai Rp. 10.000.000 sesuai dengan pengalaman kerja, kompetensi dan performa kerja
Kondisi Kerja Untuk jam kerja, sekretaris biasa bekerja 8 jam sehari sesuai dengan yang tertera di Undang-Undang dan mereka selalu mendapat libur di hari akhir pekan. Tapi ada kalanya, atasan sering meminta mereka untuk bekerja lembur,namun semuanya kembali mengacu pada perjanjian kerja yang telah disepakati bersama. Biasanya bagi wanita yang masih lajang, ada peraturan khusus yang meminta mereka untuk tidak memiliki anak sampai kontrak selesai atau sampai mereka diangkat menjadi karyawan tetap. Bagi anda yang ingin berkarir menjadi sekretaris, mulailah karir selagi muda. Jadi disaat anda berencana untuk hamil, anda telah menjadi karyawan tetap.
Sumber: Wawancara dengan Christine Setiadi (kepala bagian Human Resource Department PT. Toba Sejahtera), Irene Anastasia dan Soraya Anggita (sekretaris)